Vor einem Lieferantenwechsel zuerst sechs Dokumente anfordern

Beim Lieferantenwechsel wird in der ersten Anfrage nach dem Stückpreis gefragt; die beiden daraufhin erhaltenen Zahlen sind in der Regel nicht vergleichbar. Der eine Anbieter bepreist das Fertigprodukt einschließlich bedruckter Faltschachtel und Einlage, der andere den unverpackten Artikel; der eine nutzt seine eigene Stanzform, der andere verlangt von Ihnen die Kosten für eine neue Stanzform.

Fordern Sie zuerst die sechs Dokumente an; erst dann haben die Angebote eine gemeinsame Grundlage.

Kurzfassung

Ohne Zeichnungsversion und freigegebenes Muster beziehen sich die Angebote der beiden Werke nicht auf dasselbe Produkt.

Die sechs Dokumente

Dokument	Bei wem anfordern	Folge bei Fehlen	Erforderlich bis
Zeichnungen (2D und 3D)	Bisheriger Lieferant oder eigene Produktentwicklung	Das neue Werk vermisst das alte Muster; Toleranzen und Bohrpositionen werden nach eigenem Ermessen festgelegt	Vor der Angebotsanfrage
Werkzeug- und Stanzformliste	Bisheriger Lieferant	Unklarheit darüber, welche Werkzeuge von Ihnen bezahlt wurden; bei einem Werkzeugtransfer können sie nicht mitgenommen werden	Vor der Angebotsanfrage
Freigegebenes Muster und Farbmuster	Je ein Exemplar beim bisherigen Lieferanten und beim Käufer	Farbe und Haptik sind nicht vergleichbar; die erste Lieferung wird zurückgewiesen	Vor der Musterfertigung
Verpackungsspezifikation	Bisheriger Lieferant oder Verpackungshersteller	Die Abmessungen der Umkartons müssen neu geschätzt werden; Containerkapazität und Frachtkosten werden vollständig neu berechnet	Vor der Angebotsabgabe
Prüfkriterien	Käufer oder externe Warenprüfung	Bei derselben Lieferung kommen beide Seiten zu unterschiedlichen Bewertungen	Vor dem Erstmuster
Zertifizierungen und Prüfberichte	Bisheriger Lieferant	Unklarheit darüber, ob das neue Werk die Dokumente weiterverwenden kann; die Marktzulassung ist blockiert	Vor der Bestellung

Von den sechs Dokumenten werden die ersten beiden am häufigsten übersprungen und sind am schwierigsten nachzubeschaffen.

Zeichnungsversion und Werkzeugzuordnung

Bei ein und demselben Gestell kann es drei Zeichnungsversionen geben: Konstruktionsversion, Werkzeugbauversion und Serienversion. Die Unterschiede betreffen in der Regel Bohrpositionen, Biegeradien und Schweißpunktlagen und sind äußerlich nicht erkennbar.

Drei Punkte müssen eindeutig geklärt werden: Zeichnungsnummer und -datum, was bei der letzten Änderung geändert wurde und ob es in der Serienfertigung mündliche Änderungen gab. Mündliche Änderungen sind am problematischsten: Sie stehen nicht in der Zeichnung, und nur die damals Beteiligten erinnern sich daran.

Nach Erhalt der Zeichnungen sollte das neue Werk als Erstes eine Vermessungsbestätigung zurücksenden, in der es die von ihm verstandenen Kernmaße und Toleranzen angibt. Diese Bestätigung ist nützlicher als jede Zusage, weil sie offenlegt, wo es etwas falsch verstanden hat.

Neben den Zeichnungen sind auch die Werkzeuge zu klären. Wer die Werkzeugkosten trägt, wem die Zeichnungen gehören und wo die Bedingungen für einen Werkzeugtransfer festgehalten sind – diese drei Punkte müssen vor dem Lieferantenwechsel geklärt werden, nicht danach.

In der Praxis sind drei Konstellationen üblich:

• Die Werkzeugkosten sind vollständig abgeschrieben, und die Eigentumsverhältnisse sind im Einkaufsvertrag geregelt. Dieser Fall ist am einfachsten zu handhaben; eine rechtzeitige Mitteilung genügt.
• Die Werkzeugkosten sind noch nicht vollständig abgeschrieben, und der bisherige Hersteller beansprucht das Eigentum. Dann müssen ein Kauf oder eine Entschädigung verhandelt werden, was sich in die Länge zieht.
• Es gibt keine schriftliche Vereinbarung, nur Zahlungsbelege. Dieser Fall ist am schwierigsten und lässt sich meist nur über die Geschäftsbeziehung lösen.

Für Stanzformen von Faltschachteln gilt dasselbe. Eigentum und Aufbewahrungsort der Stanzform müssen neben der Verpackungsspezifikation festgehalten werden; andernfalls fertigt das neue Werk eine neue Form an, die Abmessungen des Umkartons weichen um einige Millimeter ab, und die Containerkapazität ändert sich entsprechend.

Freigegebene Muster, Farbmuster und Verpackungsspezifikation

Es sollten mindestens drei freigegebene Muster vorliegen: je eines beim bisherigen Hersteller, beim Käufer und beim neuen Werk. Verpackung und Kennzeichnung aller drei Muster müssen identisch sein; andernfalls entsteht beim Vergleich die Diskussion darüber, „welche Version dies ist“.

Beim Farbmuster müssen Lichtquelle und Jahr angegeben werden. Bei derselben RAL-Nummer können Chargen aus verschiedenen Jahren abweichen; bei Kunststoffteilen und Teilen mit Pulverbeschicht ist dies noch deutlicher. Ohne Farbmuster lässt sich nur anhand von Fotos vergleichen, und Fotos sehen auf verschiedenen Bildschirmen unterschiedlich aus.

Neben freigegebenen Mustern und Farbmustern muss auch die Verpackungsspezifikation übergeben werden. Sie umfasst die Abmessungen des Umkartons, die Art der Einlage, die Packmenge, den Barcode und die Position der Etiketten. Sie entscheidet unmittelbar über die Containerkapazität und darüber, ob das Produkt im Einzelhandel ins Regal gestellt werden kann; ein einzelnes Foto des Umkartons reicht nicht aus.

In den Prüfkriterien müssen das Stichprobenverfahren, die Bewertungspunkte und die Person, die die Freigabe unterzeichnet, klar festgelegt sein. Die Standards des Käufers, die Standards einer externen Warenprüfgesellschaft und die internen Standards des Werks sind nicht zwangsläufig identisch. Beim Lieferantenwechsel sollten alle drei gegenübergestellt, Abweichungen ermittelt und anschließend festgelegt werden, welcher Standard maßgeblich ist.

Zertifizierungen und Prüfberichte: nur zur Verifizierung, nicht als Schlussfolgerung

Ob die Berichte des bisherigen Herstellers weiterverwendet werden können, hängt vom Antragsteller, vom abgedeckten Modellbereich und vom Prüfmuster im Bericht ab. Bei einem Wechsel des Produktionswerks muss die Anwendbarkeit der Berichte erneut bestätigt werden; sie dürfen nicht einfach übernommen werden.

Für diesen Bereich gilt als Grundsatz: Fragen Sie, „welche Dokumente erforderlich sind, wie sie verifiziert werden und bei wem sie angefordert werden“, und nicht „ob Sie die Prüfung bestanden haben“. Ersteres bringt das Verfahren voran; Letzteres führt nur zu einer mündlichen Zusicherung.

Wann ein Wechsel nicht empfohlen wird

• Die Qualität des bestehenden Lieferanten ist stabil, nur der Preis ist zu hoch. Verhandeln Sie zuerst die Bedingungen: gemeinsame Werkzeugnutzung, Reduzierung der Farbvielfalt und vereinfachte Verpackung sind in der Regel weniger aufwendig als ein Lieferantenwechsel.
• Nur ein Modell soll gewechselt werden. Die Amortisation von Werkzeugbau und Musterfertigung für ein einzelnes Modell ist unwirtschaftlich, es sei denn, dieses Modell macht den Großteil Ihres Einkaufsvolumens aus.
• Die Zertifizierung läuft auf den Namen des bisherigen Herstellers und kann nicht übertragen werden. Ein Wechsel bedeutet eine Neubeantragung; der Zeitaufwand muss berücksichtigt werden.
• Die Zeichnungen sind ohnehin unvollständig. Ergänzen Sie zuerst die Zeichnungen und wechseln Sie dann den Lieferanten; andernfalls arbeitet das neue Werk auf Basis von Vermutungen.

Nächster Schritt

• Welche Unterlagen einer Angebotsanfrage beizufügen sind: RFQ-Checkliste für Abtropfregale.
• Ab welcher Stückzahl sich ein dediziertes Werkzeug lohnt: Schwellenwert für dedizierte Werkzeuge.
• Kategorien und vorhandene Modelle: Abtropfregal-Serie.
• Wenn Zeichnungen und Muster bereits vorliegen und ein Lieferantenwechsel geplant ist: Kontaktieren Sie uns, um die Dokumentenliste abzugleichen.