Antes de trocar de fornecedor, obtenha primeiro os seis documentos

Ao trocar de fornecedor, a primeira mensagem pergunta o preço unitário, e os dois números obtidos normalmente não podem ser comparados. Um fornecedor cota o produto acabado com caixa colorida e forro; o outro cota a peça nua; um usa o próprio molde de corte, o outro quer que você pague o novo molde de corte.

Obtenha primeiro os seis documentos para que as cotações tenham uma base comum.

Versão em uma frase

Sem a versão do desenho e a amostra assinada, as duas fábricas não estão cotando o mesmo produto.

Os seis documentos

Documento	A quem pedir	O que acontece se faltar	Em que etapa é necessário
Desenho (2D e 3D)	Fornecedor original ou seu próprio desenvolvimento de produto	A nova fábrica faz a medição a partir da amostra antiga, e tolerâncias e posições de furos ficam a critério de cada um	Antes da cotação
Lista de moldes e moldes de corte	Fornecedor original	Não se sabe quais moldes você pagou, e eles não podem ser levados na transferência	Antes da cotação
Amostra assinada e leque de cores	Uma via para o fornecedor original e uma para o comprador	Cor e toque não podem ser comparados, e o primeiro lote é devolvido	Antes da aprovação de amostra
Especificação de embalagem	Fornecedor original ou fabricante de embalagem	As dimensões da caixa externa são estimadas de novo, e a quantidade por contêiner e o frete são recalculados por completo	Antes da cotação
Critérios de inspeção	Comprador ou inspeção de terceiros	Para o mesmo lote, os dois lados julgam de forma diferente	Antes da primeira peça
Certificações e relatórios de ensaio	Fornecedor original	Não está claro se a nova fábrica pode reaproveitar os documentos, e o acesso ao mercado fica travado	Antes do pedido

Dos seis, os dois primeiros são os mais frequentemente pulados e os mais difíceis de recuperar.

Versão do desenho e propriedade dos moldes

Para o mesmo modelo de prateleira, o desenho pode ter três versões: de projeto, de abertura de molde e de produção em série. As diferenças costumam estar na posição dos furos, no raio de dobra e na posição dos pontos de solda, e não são visíveis na aparência.

É preciso esclarecer três coisas: o número e a data do desenho, o que mudou na última revisão e se houve alterações verbais durante a produção em série. As alterações verbais são as mais problemáticas: não estão no desenho e só quem estava presente na época se lembra.

Depois de receber o desenho, a primeira providência da nova fábrica é devolver uma confirmação de medição, indicando as dimensões e tolerâncias críticas conforme o seu entendimento. Essa confirmação é mais útil do que qualquer promessa, porque revela onde ele interpretou errado.

Além do desenho, há os moldes. Quem paga o custo do molde, a quem pertence o desenho e onde estão escritas as condições de transferência do molde: essas três coisas devem ser confirmadas antes da troca, não depois.

Na prática, há três situações comuns:

• O custo do molde já foi totalmente amortizado e a propriedade está prevista no contrato de compra. É o caso mais simples: basta avisar com antecedência.
• O custo do molde ainda não foi amortizado e a fábrica original alega a propriedade. Nesse caso, é preciso negociar a compra definitiva ou uma compensação, e o processo se arrasta.
• Não há acordo por escrito, apenas registros de pagamento. É o caso mais problemático, geralmente resolvido com base na relação comercial.

O mesmo vale para o molde de corte da caixa colorida. A propriedade e o local de armazenamento do molde de corte devem constar ao lado da especificação de embalagem; caso contrário, a nova fábrica abrirá um novo molde, a dimensão da caixa externa variará alguns milímetros e a quantidade por contêiner mudará junto.

Amostra assinada, leque de cores e especificação de embalagem

A amostra assinada deve ter no mínimo três vias: uma para a fábrica original, uma para o comprador e uma para a nova fábrica. A embalagem e a etiquetagem das três vias devem ser idênticas; do contrário, surgirá na comparação a discussão de “qual é esta versão”.

O leque de cores deve indicar a fonte de luz e o ano. Para o mesmo código RAL, lotes de anos diferentes apresentam variação, mais evidente em peças plásticas e em peças pintadas a pó. Sem o leque de cores, só é possível comparar por foto, e fotos são diferentes em cada tela.

Além da amostra assinada e do leque de cores, a especificação de embalagem também deve ser transferida junto. Ela inclui dimensões da caixa externa, tipo de forro, quantidade por caixa, código de barras e posição das etiquetas, e determina diretamente a quantidade por contêiner e a possibilidade de exposição no varejo; não basta fornecer uma foto da caixa externa.

Os critérios de inspeção devem especificar o método de amostragem, os itens de julgamento e quem aprova. O critério do próprio comprador, o da empresa de inspeção de terceiros e o interno da fábrica não são necessariamente iguais. Na troca de fornecedor, coloque os três lado a lado, identifique as divergências e então decida qual prevalece.

Certificações e relatórios de ensaio: apenas para verificação, não para conclusão

Se o relatório da fábrica original pode ser reaproveitado depende do requerente, do escopo de modelos e do corpo de prova indicados no relatório. Com a mudança de fábrica, a aplicabilidade do relatório deve ser reconfirmada; não se pode simplesmente copiá-lo.

O princípio de julgamento aqui é: pergunte “quais documentos são necessários, como verificar e a quem solicitar”, e não “vocês são aprovados”. O primeiro avança o processo; o segundo rende apenas uma garantia verbal.

Quando não se recomenda trocar

• O fornecedor atual tem qualidade estável, apenas com preço mais alto. Negocie primeiro as condições: compartilhamento de moldes, redução da variedade de cores e simplificação da embalagem costumam ser mais simples do que trocar de fábrica.
• Apenas um modelo será trocado. A amortização de molde e amostragem para um único modelo não compensa, a menos que esse modelo represente a maior parte do seu volume de compras.
• A certificação está em nome da fábrica original e não pode ser transferida. Trocar de fábrica equivale a solicitar novamente, e o custo de tempo deve ser considerado.
• O desenho já está incompleto. Complete o desenho antes de trocar; caso contrário, a nova fábrica trabalhará com base em suposições.

Próximos passos

• Quais dados anexar à cotação: Lista de RFQ para escorredor de louças.
• A partir de que volume vale abrir molde dedicado: Limiar para molde dedicado.
• Categorias e modelos existentes: Linha de escorredores de louças.
• Com desenho e amostras em mãos e pronto para trocar de fornecedor: Fale conosco para verificar a lista de documentos.